Cara Menulis Email Yang Baik, Benar dan Sopan

Pernah mengirim email untuk lamaran kerja, tugas kuliah atau untuk bisnis, namun tak pernah mendapatkan balasan dari orang yang dikirim? Bisa saja orang tersebut sudah membaca email anda tetapi tidak berminat untuk ditindak lanjuti, tetapi sering juga email tersebut tidak mencapai ke tujuan hanya karena beberapa kesalahan kecil yang anda lakukan saat mengirim email tersebut. Beberapa kesalahan tersebut misalnya:

1. Salah menulis alamat email

Ini merupakan kesalahan fatal yang berakibat email tidak sampai ke tujuan. Orang kita sering menganggap "ujung" email itu sama saja, misalnya .com semua, padahal tidak. Ujung ini sangat ngaruh, jika orang yang anda tuju misalnya menggunakan .fr, .nl, .de atau .co.id di emailnya, maka jika anda tulis .com, maka emailnya tak akan sampai. Selain ujung ini, perhatikan juga nama emailnya, jangan sampai ada yang salah. Karena kalau salah, kasusnya sama seperti diatas, emailnya tidak sampai ke tujuan.

2. Gunakan Alamat Email Formal
Selain alamat email tujuan yang benar, untuk alamat email anda sendiri ada baiknya jika anda menggunakan email resmi untuk urusan yang resmi, misalnya anda seorang mahasiswa yang mengirimkan tugas kampus, maka pergunakanlah email resmi yang sudah disediakan kampus anda. Jika anda hanya punya email gratis dari yahoo atau google, maka buatlah akun atau alamat email anda sesuai dengan nama anda, atau setidaknya tidak menggunakan alamat email asal-asal untuk tujuan resmi. Misalnya anda ingin melamar pekerjaan dan anda mengirimnya dari email anda misalnya "penggodawanita@gmail, atau malingaya@yahoo, maka kemungkinan kecil anda akan dilirik untuk bekerja diperusahaan tersebut.

Dalam mengirim email, hindari untuk menggunakan alamat email orang lain, menitip kiriman email via orang lain atau meminta orang lain untuk mengirimkan email anda, baik dengan email anda, apalagi dengan alamat email orang lain. Gunakan email anda sendiri dan kirim sendiri, jangan libatkan orang lain.

3. Tidak ada judul email

Kasus ini sangat sering terjadi, dimana orang lupa menuliskan judul, atau judulnya tidak sesuai dengan tujuan email yang dikirim. Email yang judulnya kosong bisa saja dianggap spam, sehingga masuk ke folder spam dan tidak akan pernah dibaca oleh yang punya email. Jadi ini sangat penting, sebelum anda kirim email, pastikan judulnya ada. Kemudian saat menulis email, pastilan judulnya sesuai, jika email ini untuk melamar pekerjaan, maka tulis judul tersebut sebagai, lamaran pekerjaan posisi bla bla bla, sesuai dengan pengumuman atau nomor seri pekerjaan tersebut. Salah menulis judul juga bisa beralibat lamaran anda ditolak sebelum dinilai.

Jika menulis email ke dosen atau rekan kerja yang sifanya resmi, pastikan juga judulnya sesuai dengan isi dari email tersebut. Dan pastikan lagi kalau judul email itu singkat, padat dan jelas, jangan semua informasi anda masukkan di judul, apalagi kalau isinya semua sudah dijudul, orang yang menerimanya bakal illfeel dengan email anda. jadi tempatkan judul yang singkat dan sesuai, baru penjelasan detailnya anda jelaskan di body atau badan dari email.

Hal lain yang wajib anda perhatikan adalah, jangan menulis konten atau isi email dalam judul. Tulislah judul email dengan singkat, padat dan jelas, sesuai dengan tujuan dan isi email. Isi email bisa ditulis dibagian isi, jangan dicampur dengan judul.

4.Isi email

Email merupakan singkatan dari elektronic mail atau surat elektronik. Dalam Bahasa Indonesia, email dikenal juga dengan sebutan surel, atau surat elektronik. Karena namanya juga surat, email juga harus dimulai dengan pembukaan, perkenalan (jika orang yang dituju tidak mengenal anda), maksud dan tujuan, penutup, dan sebagainya.

Penulisan tempat dan tanggal email juga akan membuat email tersebut lebih resmi. Selanjutnya, jika email anda tersebut disertai dengan lampiran, maka pastikan anda menyebutnya dalam body email bahwa anda juga menyertai lampiran di email tersebut. Jika anda berharap balasan atau tindak lanjut, maka tuliskan juga disitu, meskipun kadang orang yang anda kirimi email belum tentu sempat membalasnya.

Terakhir, hindari penggunaan kata kata tidak formal, memakai singkatan kata, dan sebagainya. Ingat, email bukan sms sehingga tidak perlu disingkat. Tulislah seperlunya, tidak perlu terlalu panjang, juga jangan terlalu singkat, sehingga orang tidak mengerti maksud anda. Sekian, semoga bermanfaat.